Was du bei der Online Bewerbung beachten solltest – Tipps & Checkliste

Unternehmen wünschen bei der Art des Bewerbungseingangs meist die Online- oder E-Mail-Bewerbung, da diese die Bearbeitung der Bewerbungen in vielerlei Hinsicht für Unternehmen erleichtert. Folge dem Wunsch des Arbeitgebers in der Stellenausschreibung. Beide Seiten sparen durch eine digitale Bewerbung Zeit und Kosten im Vergleich zur früher gängigen Papierbewerbung.

Digitale Bewerbungsunterlagen können innerhalb des Unternehmens schnell ausgetauscht werden. Bei der Online-Bewerbung kann z. B. aufgrund Ihrer strukturierten Dateneingaben automatisch gefiltert werden, ob Sie zu den Anforderungen der ausgeschriebenen Stelle passen. Bei den digitalen Bewerbungen unterscheidet man zwischen der Online-Bewerbung und der E-Mail-Bewerbung.

Digitale Bewerbung – Online-Bewerbung

Für die Online-Bewerbung stellt das Unternehmen ein Bewerbungssystem auf seiner Website zur Verfügung. In der Stellenanzeige wird dann ein Link angegeben, über welchen du zur richtigen Stelle des Systems geleitet wirst. Meist musst du dich zunächst registrieren und kannst deine Daten dann in vorgefertigte Formulare eintragen. Hierzu zählen z. B. die Angaben zu deiner Person, wie deine Kontaktdaten, die Stationen deines Lebenslaufs, Qualifikationen, sowie bisherige Erfahrungen. Anlagen wie Zeugnisse und Zertifikate können in der Regel am Ende der Bewerbung hochgeladen werden.

Online-Bewerbungen bieten zwar eine bequeme und schnelle Möglichkeit, sich auf offene Stellen zu bewerben, doch birgt diese Bequemlichkeit auch eine Gefahr: Viele Bewerber neigen dazu, weniger Mühe und Sorgfalt in ihre digitalen Bewerbungsunterlagen zu stecken.
Achte darauf, dass deine Unterlagen vollständig, professionell und für jedes Unternehmen individuell angepasst sind. So erhöhst du deine Chancen, aus der Masse hervorzustechen und zum Vorstellungsgespräch eingeladen zu werden.

Optimiere deine Bewerbungsunterlagen für Mensch und Maschine

Da der Großteil von Bewerbungen inzwischen online verschickt wird, nutzen viele Unternehmen ein Applicant Tracking System. Das ist eine Software, die Teile des Rekrutierungsprozesses automatisiert. Damit können Bewerbungen leichter gesammelt, sortiert und analysiert werden. 

Das ATS extrahiert wichtige Daten aus Lebensläufen und Anschreiben, wie Qualifikationen und Erfahrungen. Dadurch können Personalverantwortliche Bewerbungen nach bestimmten Kriterien filtern. Dies beschleunigt den Auswahlprozess und verhindert, dass geeignete Kandidaten übersehen werden. Du solltest daher deine Unterlagen ATS-gerecht aufbereiten, damit diese von der Software korrekt gelesen und interpretiert werden können. 

Mit diesen Tipps optimierst du deine Bewerbungsunterlagen für ATS und Personalverantwortliche: 

• Verwende für deine Online-Bewerbungen textbasierte PDFs anstelle von eingescannten Bildern. Textbasierte Dokumente können von Bewerber-Tracking-Systemen (ATS) leichter analysiert und verarbeitet werden. 
• Stelle sicher, dass alle wichtigen Informationen im Hauptteil deiner Dokumente enthalten sind, da Kopf- oder Fußzeile manchmal übersehen werden können.
• Nutze Standard-Schriftarten wie Arial oder Times New Roman und vrewende klare Überschriften. Dies verbessert die Lesbarkeit deiner Bewerbung sowohl für menschliche Betrachter als auch für maschinelle Systeme.
• Benenne die PDF-Datei mit deinem Namen, z. B. Bewerbung_Max_Mustermann.pdf, damit deine Bewerbung leichter zugeordnet werden kann. 
• Überprüfe dein Anschreiben und deinen Lebenslauf akribisch auf Tippfehler. Professionalität beginnt mit fehlerfreien Dokumenten.

Vorteile der online Bewerbung

Durch den Aufbau der Formulare haben die Unternehmen für alle Bewerber* die gleiche Struktur der Angaben und können diese unmittelbar miteinander vergleichen und bezüglich der relevanten Punkte aus der Stellenausschreibung evaluieren. Da es bei den Formularen der Online-Bewerbungen Pflichtfelder zum Ausfüllen gibt, haben die Personalverantwortlichen alle relevanten Informationen und Unterlagen parat.

So können Unternehmen leichter ihre Wahl treffen, welche Kandidaten sie zum Vorstellungsgespräch einladen. Je nach Stellenausschreibung werden die Bewerbungsmasken angepasst und ermöglichen das Abgleichen mit dem Anforderungsprofil.

Daher ist der Verwaltungsaufwand des HR-Managers* geringer und folglich verkürzt sich auch deine Wartezeit bis zu einer Entscheidung. Ein weiterer Vorteil ist, dass die Bewerbung auf jeden Fall vollständig ist. Also alle Daten beinhaltet, welche der Arbeitgeber braucht, um eine Auswahl zu treffen. 

Das Anschreiben bei der online Bewerbung

Da man bei der Online-Bewerbung die Texte wie das Anschreiben direkt in das Formular eingibt, ist es ratsam, dass du die entsprechenden Texte zunächst wie bei einer klassischen Bewerbung in ein Textverarbeitungsprogramm auf deinem Rechner erstellst. Das Anschreiben kann dann nochmals sowohl auf Rechtschreibfehler als auch inhaltlich geprüft werden. Anschließend kannst du die Texte in die Formularfelder einfügen. Das bietet dir zwei Vorteile: Zum einen bist du sicher, keine Flüchtigkeitsfehler zu machen und zum anderen kannst du das Textdokument anschließend speichern und zur Vorbereitung auf das Bewerbungsgespräch nutzen, wenn du eingeladen wirst. Beim Upload der Zeugnisse solltest du nur stellenrelevante Dokumente mitschicken. 

Digitale Bewerbung – E-Mail-Bewerbung

Eine E-Mail-Bewerbung kommt der klassischen Print-Bewerbung sehr nahe. Du schickst das Anschreiben zusammen mit deinem Lebenslauf und Zeugnissen per E-Mail an das Unternehmen. Dein Vorteil bei einer E-Mail Bewerbung ist, dass du deine persönliche Note mit einbringen kannst. Nachteil wäre, dass du nicht sicher weißt, welche Daten das Unternehmen von dir genau haben möchte. Daher ist es umso wichtiger, auf alle Punkte einzugehen, die du aus der Stellenanzeige herauslesen kannst. 

Du solltest besonders auf die Aufgaben und die Unternehmenskultur eingehen. Belege mit Beispielen aus deinen bisherigen Erfahrungen, aus dem Studium oder der Ausbildung, wieso du die genannten Aufgaben meistern kannst. 

Auch zur Unternehmenskultur solltest du ein bis zwei Sätze schreiben. Erläutere, was dir daran gefällt. Vielleicht legst du ebenfalls besonderen Wert auf einen familiären Umgang oder gemeinsame Aktivitäten nach Feierabend. So zeigst du dem Recruiter*, dass du dich für das Unternehmen interessierst und in das Unternehmen passt.

Darauf solltest du bei der E-Mail Bewerbung achten

Der Aufbau der digitalen Bewerbungsunterlagen entspricht dem einer klassischen Bewerbung. Trotzdem gibt es einige Besonderheiten bei einer digitalen Bewerbung zu beachten. Gehe mit der gleichen Sorgfalt und Vorbereitung vor, wie bei einer klassischen Bewerbung. Nur weil die Bewerbung schnell per E-Mail verschickt ist, darfst du die Qualität nicht vernachlässigen.

• Individualisiere jede Bewerbung und gehe explizit auf die Stellenausschreibung ein. 
• Versende deine Bewerbungsunterlagen in einer einzelnen PDF-Datei. So erleichterst du auch dem Personalverantwortlichen* die Arbeit, da er nur eine Datei öffnen muss. 
• Nutze eine seriöse E-Mail-Adresse. Diese könnte beispielsweise so aufgebaut sein: vorname.nachname@beispiel.de. Eine nicht-seriöse E-Mail-Adresse wäre z. B. PartyLover1234@beispiel.de.
• Halte den Betreff deiner Bewerbung kurz und inkludiere das Wort „Bewerbung“ sowie die konkrete Jobbezeichnung, z. B. “Bewerbung als Projektmanager – Referenznummer 123”
• Achte darauf, dass das Dokument nicht größer als 3-5 MB ist.

Checkliste – Digitale Bewerbung

Auch bei den digitalen Bewerbungen ist der erste Eindruck wichtig. Kontrolliere daher abschließend die PDF-Datei nach folgenden Gesichtspunkten:

• Stimmen alle Formatierungen?
• Ist die Auflösung des Bewerbungsfotos gut?
• Sind die Zeugnisse gut lesbar?
• Kann man das Dokument gut drucken?
• Ist das Dokument vollständig?

Aufbau der E-Mail-Bewerbung 

Gib in der Betreffzeile der E-Mail an – Bewerbung: „vollständiger Name“, „Stellentitel“. Wenn es eine Referenznummer in der Stellenausschreibung gibt, gib diese ebenfalls mit an. Benutze für die Anrede denselben Namen wie in deinem beigefügten Anschreiben an das Unternehmen.

Schreibe in ein bis zwei Sätzen, dass du Interesse an der Mitarbeit in der Firma hast und verweise auf die Bewerbung im Anhang. Vermeide Abkürzungen wie „MfG“. Schreibe es lieber aus, also „Mit freundlichen Grüßen“. Bevor du die E-Mail abschickst, überprüfe nochmal die Rechtschreibung.

Nutzen von Talent Pools

Aufgrund des Fachkräftemangels und der demografischen Entwicklung zeichnet sich momentan ein Trend ab – das sogenannte Active Sourcing. Hierbei suchen Unternehmen aktiv in Lebenslaufdatenbanken nach passenden Kandidaten für ihre offenen Vakanzen. Ein besonderer Fokus liegt auf Kandidaten* aus dem sogenannten MINT-Bereich (Mathematik, Informatik, Naturwissenschaften und Technik).

Gute Jobbörsen, wie auch jobvector, bieten dir die Möglichkeit deinen Lebenslauf zu hinterlegen, sodass Unternehmen aktiv nach Ihnen suchen können. Viele Unternehmen, darunter auch Großkonzerne, betreiben Active Scouring. Dabei kann es sich jedoch auch um Positionen handeln, die nicht öffentlich ausgeschrieben werden.

Du kannst durch deinen Eintrag in einem solchen Talent Pool deine Chancen auf einen schnellen Bewerbungserfolg erhöhen. Seriöse Jobportale ermöglichen es dir, deinen Lebenslauf und deine Bewerbungsunterlagen kostenlos und auf Wunsch auch chiffriert anzulegen. Das bedeutet, dass die Unternehmen nur anonymisierte Daten einsehen können. Möchte ein Unternehmen mit dir Kontakt aufnehmen, entscheidest du, ob dem Unternehmen deine persönlichen Daten übermittelt werden oder nicht.

Dies kann besonders wichtig sein, wenn du noch im Arbeitsverhältnis bist. Schließlich möchte keiner, dass der eigene Arbeitgeber seine persönlichen Daten in einem Talent Pool einsehen kann.

Tipps zur erfolgreichen Nutzung von Talent Pools

Das Anschreiben solltest du allgemeiner formulieren, da du dich nicht auf eine konkrete Stellenausschreibung bewirbst. Hier heißt es also, deine Stärken zu präsentieren. Bei allen Eingaben solltest du überlegen: Wonach könnten Unternehmen suchen? Um einen größeren Erfolg zu ermöglichen, empfehlen wir dir, deine Angaben durchdacht und mit großer Sorgfalt einzugeben und immer auf dem aktuellsten Stand zu halten.

Neben dem allgemein formulierten Anschreiben und dem Lebenslauf kannst du weitere Dokumente wie Arbeitsbescheinigungen oder Zeugnisse hochladen, um deinen Werdegang zu unterstreichen. Wenn du deine Daten chiffrieren möchtest, achte darauf in Freitextfeldern auf personenbezogene Daten zu verzichten, z. B. deinen Namen unter dem Bewerbungsanschreiben.

Wenn du z. B. deine Publikationen angeben möchtest, nenne nur Journal und Jahr. Nutzte ausschließlich seriöse Jobportale, schließlich handelt es sich um sehr persönliche Daten. Wenn es z. B. keine Datenschutzerklärung gibt, solltest du von diesem Portal absehen.

Die Nutzung eines Talent Pools lohnt sich nicht nur für Berufseinsteiger, sondern ist auch für Bewerber interessant, die aktuell in einem Arbeitsverhältnis stehen, aber für berufliche Veränderungen offen sind.

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